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結論が出ない会議(会議効率化の方法)


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 世の中には様々な会議がありますが、会議とはその字の如く、何らかの結論を導くためのものです。すわなち、

  会して議し
  議して決し
  決して行ない
  行ってその責を取る

これこそが会議に求められることです。

 しかし、世の中には色々な会議があります。例えば、こんな面白い、というか、笑えない会議に出くわしました。
 参加者はそうそうたるメンバーで、社長を筆頭に、役員、関係部署の部長等が参加しています。これだけ聞くと、何でも決まりそうで、決められそうな印象を受けます。しかし、実際には全く違いました。

 これだけのメンバーが出ている中で、方針の確認、計画の概略が決まり、目標も明確なのに、その計画を実施するかどうかの結論がその場で出なかったのです。しかも、さらにひどいことに、もう一度同じメンバーで集まって確認し合うということになってしまいました。これだけでも大きなコストと時間の浪費なのですが、なんと2回目の会議でも結論が出なかったのです。持ち帰って再検討するというのです。しかし、もう検討するべき項目は何もなく、当然ながら持ち帰って何を検討するのかという項目は何も議論されていません。こんな状態で何度も集まって、結局新たな情報も議論も何もない、同じ話の繰り返しだけで終わりました。結局は実施することになったのですが、その間に月のオーダーの時間が流れてしまいました。

 このように集まっているだけで結論が出ない会議が驚くほど多くあります。そう、単なる報告会、連絡会になってしまっているのです。そんな背景もあってか、会議とは無駄なものというレッテルが張られ、会議が多い会社はあぶないなどとすら言われてしまっています。

 会議とは、結論を出すためのものです。そのために、会議との7Pと呼ばれるものがあります。

  Purpose (目的)
  Product (成果)
  People (参加者)
  Process (進行)
  Pitfalls (落とし穴)
  Prep. (準備)
  Practical Concern (場所、時間)

これらを明確にする、共有することが会議を意味のあるものにするための基盤となります。、

 企業において会議は必要不可欠なものです。ただ、前述のように本当の会議が行われていないことが問題なのです。会議とは、何かを決める、結論を導くためのものです。

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